Уничтожение и архивная обработка документов

Залог успеха бизнеса состоит в поддержании порядка в документации. Это включает в себя прозрачную работу с файлами, быстрый поиск информации, «правильный» архив и своевременное уничтожение материалов.

Уничтожение документов

В любой организации рано или поздно возникает необходимость утилизации документов, у которых истек срок хранения. Такие документы не только занимают место, но и могут привести к штрафным санкциям от пожарных инспекторов.

Перед тем как определить файлы, которые потеряли архивную ценность, необходимо проверить каждый из них, составить акты и получить необходимые разрешения. Важно не забывать о том, что некоторые материалы необходимо хранить дольше положенного срока. Это прописано в Перечне документов, а также может определяться руководством фирмы.

Уничтожение архивных документов бывает конфиденциальное и абонентское. В первом случае дела будут уничтожены путем сжигания в печах или на промышленном шредере. Процесс утилизации при необходимости можно снять на видео для отчетности. При абонентском уничтожении бумаги собирают в контейнеры и устраняют по мере их накопления.

Архивная обработка

В крупных компаниях или стремительно развивающихся фирмах важное место занимает создание удобного и правильного архива, который должен соответствовать требованиям законодательства и потребностям бизнеса.

Именно поэтому необходимо периодически заниматься экспресс-аудитом фонда, его оперативной оценкой, обрабатывать сведения по личному составу, разрабатывать и внедрять номенклатуру дел, систематизировать информацию, а также выделять бумаги на уничтожение. В противном случае при беспорядочном хранении документации сотрудники не смогут разобраться в огромном количестве бумаг или найти файлы для разрешения каких-либо споров.

Руководителям организаций важно не забывать, что они несут не только административную, но и уголовную ответственность за фонд, которая определена Федеральным законом № 125 «Об архивном деле».

Архивная работа - это кропотливый и сложный процесс, заниматься которым должен квалифицированный сотрудник, имеющий специальное образование, навыки и опыт работы. Стоит отдельно упомянуть о том, что качественная обработка в первую очередь необходима организации. Потому что систематизация документов гарантирует быстрый поиск запрашиваемого материала.